À l'installation de GEM-BOOKS, des modèles de courriels par défaut sont ajoutés à votre système. Si vous désirez modifier ceux-ci ou bien en ajouter des nouveaux, vous pouvez accéder à la liste des modèles de cette façon : cliquer sur le menu Communications, Paramètres et Modèles de courriels. Vous pouvez modifier un modèle existant en cliquant sur la ligne, ou bien en ajouter un nouveau en cliquant sur le "+".

Voici à quoi ressemble la fiche d'un modèle de courriel :

Commencez par donner un nom au modèle et déterminer pour quel type d'envoi celui-ci sera utilisé. Les types d'envois détermineront les modèles de courriels proposés selon le type d'envoi, par exemple, au moment de l'envoi d'une facture à un de vos clients, seulement les modèles de courriels ayant le type Ventes - Factures seront proposés.

Il est possible de créer plusieurs modèles pour le même type d'envoi, dans ce cas-ci, lors de l'envoi de courriels, vous pourrez choisir celui que vous désirez utiliser. Si un modèle du type d'envoi effectué à la case Défaut de coché, celui-ci sera présélectionné.

Lors d'un envoi de courriel, voici l'endroit ou vous pouvez sélectionner le modèle de courriel que vous avez créé :

Dans certains des modèles par défaut, vous verrez des valeurs entouré de crochets (EX : {facture}). Ces variables serontremplacées lors de l'envoi d'un courriel, par exemple, par le numéro de facture que vous êtes présentement en train d'envoyer. Certaines de ces variables sont essentielles au bon fonctionnement des courriels, par exemple, dans le cas d'un lien pour réinitialiser le mot de passe.

Voici une liste non exhaustive des variables disponibles dans les modèles de courriels :

Type d'envoi
Ventes - Factures
Sujet
{magasin} = Nom du magasin
{facture} = Numéro de la facture présentement envoyée
{client_contact} = Nom du contact sur la vente

Type d'envoi
Ventes - Soumissions
Sujet
{magasin} = Nom du magasin
{soumission} = Numéro de la soumission présentement envoyée
{client_contact} = Nom du contact sur la vente

Type d'envoi
Documents sécurisés - Nouveau Document
Sujet
{magasin} = Nom du magasin
Contenu
{user} = Nom du destinataire
{user_code} = Code d'utilisateur du destinataire
{sender} = Nom de l'expéditeur
{link} = Lien vers le dossier
{global_long_name} = Nom du magasin

Type d'envoi
Clients - Fin de Rappel
Sujet
{magasin} = Nom du magasin
Contenu
{user} = Nom du destinataire
{doc_name} = Nom du dossier
{link} = Lien vers le document
{global_long_name} = Nom du magasin

Type d'envoi
Gestion de compte - Création du mot de passe
Contenu
{user} = Nom du destinataire
{usercode} = Code d'utilisateur du destinataire
{link} = Lien vers la création du mot de passe
{global_long_name} = Nom du magasin

Type d'envoi
Booking - Client / Booking - Fournisseur
Sujet
{type} = Type de document envoyé
{booking} = Numéro du booking envoyé
{origin_nom} = Nom de l'origine du booking
{origin_city} = Ville d'origine du booking
{origin_state} = État/Province d'origine du booking
{dest_nom} = Nom de la destination du booking
{dest_city} = Ville de destination du booking
{dest_state} = État/Province de destination du booking
{po} = # de PO du booking
{items} = Description de la marchandise
{pickup_date} = Date de ramassage
{delivery_date} = Date de livraison

Type d'envoi
Booking - Cueillette / Booking - Livraison
Contenu
{type} = Ramassage ou Livraison
{booking_code} = Numéro du booking envoyé
{origin_nom} = Nom de l'origine du booking
{origin_city} = Ville d'origine du booking
{origin_state} = État/Province d'origine du booking
{dest_nom} = Nom de la destination du booking
{dest_city} = Ville de destination du booking
{dest_state} = État/Province de destination du booking

Type d'envoi
Booking - Demande de rendez-vous
Sujet
{booking} = Numéro du booking envoyé
{origin_nom} = Nom de l'origine du booking
{origin_city} = Ville d'origine du booking
{origin_state} = État/Province d'origine du booking
{dest_nom} = Nom de la destination du booking
{dest_city} = Ville de destination du booking
{dest_state} = État/Province de destination du booking
{date} = Date du rendez-vous
{po} = # de PO du booking
{client} = Client du booking
{type} = Type d'arrêt (Origine, Destination ou Stop)
{items} = Description de la marchandise

Type d'envoi
Paye - Relevé
Sujet
{paye} = Numéro de la paie

Type d'envoi
Achats - Bons de commande
Sujet
{magasin} = Nom du magasin
{facture} = Numéro de PO de l'achat
{commande} = Numéro de commande de l'achat
{fournisseur_contact} = Nom du contact sur l'achat

Type d'envoi
Achats - Appel à facturation
Sujet
{magasin} = Nom du magasin
{facture} = Numéro de PO de l'achat
{commande} = Numéro de commande de l'achat
{fournisseur_contact} = Nom du contact sur l'achat