"Facturé à" ou technique d'affacturage

Tout d'abord, allez dans le menu de gauche, cliquez sur Clients > Clients et accédez au dossier de l'École professionnelle de Saint-Hyacinthe.

Sur sa fiche, dans l'onglet Info, aurait dans le champ "Facturé à" le nom de sa commission scolaire soit le Centre de services scolaire de Saint-Hyacinthe.

Si vous faites des travaux à l'École professionnelle de Saint-Hyacinthe, c'est la commission scolaire qui sera facturée et non l'école directement.

Pour ce faire, dans l'onglet Termes, vous devez d'abord spécifier que le Centre de services scolaire de Saint-Hyacinthe peux Ajouter au menu déroulant "Facturer à".

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Ensuite, le Centre de services scolaire de Saint-Hyacinthe sera accessible dans le menu Facturé à de l'École professionnelle de Saint-Hyacinthe.

Numéro # attribué par le client

Si maintenant la commission scolaire vous a attribué un numéro de fournisseur, entrez-le dans ce champ. Une option dans les paramètres vous permet de l'afficher automatiquement sur vos soumissions et factures.

Onglet Ventes/Achats, Mettre le # attribué par le client dans le # de PO lors de la création d'une vente.

Contacts associés à ce clients d'une fiche en mode Entreprise.

Dans la section suivante, dans l'onglet Info, vous ajoutez les Contacts associés à ce client. Cela vous permet de spécifier le nom de vos interlocuteurs dans cette société : par exemple le service d’achat, le service de comptabilité, et autres. Les types Opérations principales, Comptabilité principale et communications recevrons certaines informations. Par exemple, les contacts de type Comptabilité principal recevront les factures et les états de compte générés par GEM-BOOKS.

Pour ajouter les coordonnées d'un contact, cliquez sur +Nouveau.

Vous verrez alors apparaître en superposition une fenêtre à remplir avec les coordonnées de la personne.

Complétez en cliquant sur Enregistrer et fermer. 

Vous verrez apparaître votre nouveau contact dans la liste.

Si vous souhaitez mettre à jour les coordonnées d'un contact, simplement cliquer sur son nom dans la liste, et la fenêtre superposée vous apparaîtra à nouveau. Vous modifiez alors ce qui doit l'être et vous sauvegardez les nouvelles données en cliquant sur le bouton vert Enregistrer.

Si toutefois vous souhaitez retirer un contact de la liste, vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône de la poubelle qui se trouve à l'extrémité droite de la ligne affichant le nom de celui-ci.

La partie suivante concerne le logo de la société appartenant à votre Client. Si vous avez pu vous procurer le logo officiel du Client, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu Choisir fichier et aller à l’emplacement sur votre ordinateur.

Note: Les champs obligatoires, identifiés par l'icône , sont à remplir dès la création de la fiche. Quant aux autres champs, vous pouvez les compléter au fur et à mesure, quand vous aurez plus de contacts avec le client, quand vous aurez plus d'informations le concernant et que vous le connaîtrez de manière plus approfondie.