Lorsque nous avons conçu GEM-BOOKS nous sommes partis du principe que l'accès à un surplus d'informations peut s'avérer tout aussi nuisible qu'une lacune à pouvoir y accéder.

Le menu qui apparaît est élaboré en fonction des besoins individuels de chaque utilisateur. C'est donc pourquoi le contenu du menu qui s'affiche à la gauche de l'écran diffère d'un utilisateur à un autre.

Puisque le profil de chacun des utilisateurs définit de façon précise dans GEM-BOOKS quelle est l'information pertinente à l'exercice des fonctions inhérentes à son poste, il nous semblait évident que le menu qui s'affiche reflète exactement les autorisations et restrictions auxquelles l'utilisateur est assujetti. Cette règle s'applique tout autant pour l'utilisateur interne qui est un employé de l'entreprise que pour l'utilisateur externe, par exemple le comptable externe de l'entreprise ou les contacts chez un fournisseur ou un client.

Ainsi, le menu de chaque utilisateur ne lui présente que ce à quoi ses fonctions définissent qu'il peut avoir besoin d'accéder, aussi bien au niveau des divers modules visibles dans le menu que des sections sous-jacentes à chacun de ceux-ci.

Cette façon de gérer et définir les accès propres à chaque utilisateur explique pourquoi Adel Mihoub, qui est administrateur de l'entreprise, verra apparaître ce menu exhaustif.

June, Camille et Joan qui sont employées de l'entreprise, verront les menus suivants s'afficher sur leurs écrans respectifs.

Le menu s'affichant à la gauche de l'écran de chacun des utilisateurs de GEM-BOOKS lui présente tout ce à quoi il peut avoir besoin d'accéder dans l'exercice de ses fonctions au quotidien, rien de superflu, mais rien de manquant non plus.  Afin de minimiser les problèmes parfois rencontrés lorsqu'une ressource externe doit travailler avec des copies de vos données (fichiers corrompus, endommagés, données stoppées à un moment figé dans le temps), la solution réside dans le fait de pouvoir accorder un accès à celles-ci en temps réel.

Plus besoin de tout imprimer. Votre comptable ou votre vérificateur externe peut accéder à toutes vos données, en temps réel, en utilisant leur propre accès à vos données, dans GEM-BOOKS.

GEM-BOOKS vous permet d'autoriser l'accès à vos données par une ressource externe, votre comptable ou un vérificateur, par exemple, au même titre que vous y accédez vous-mêmes.

Vous pouvez accorder un accès à chacune de vos ressources humaines, peu importe que la personne travaille à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise. Par opposition, si vous faites une paye à un employé et que vous lui envoyez son talon de paie par courriel, vous n'avez pas besoin de l'inviter à se brancher à la plateforme. Il ne comptera pas dans les licences.

Donc, qu'il s'agisse d'un employé travaillant au bureau, un représentant sur la route, un livreur, ou encore votre comptable externe ou un vérificateur, il vous est possible de lui accorder un accès, dans la mesure où cette personne correspond à une fiche existante parmi vos ressources humaines.

Non seulement le même utilisateur ne peut pas être branché en même temps sur deux appareils, le fait d'avoir un accès par usagé vous permet de contrôler les rôles et permissions. De plus, vous saurez dans l'historique qui a fait quelle action.

Il existe dans GEM-BOOKS deux méthodes vous permettant de créer un accès à la plateforme pour une ressource humaine et d'en informer la personne; nous vous expliquerons ci-dessous chacune d'elles.