La fiche Client et la fiche Produits et services sont essentielles à la création d'une Vente. Afin de pouvoir intégrer les informations d'un Client dans la fiche Vente, il vous faudra idéalement créer la fiche Client au préalable.

Note : Si quelqu'un qui utilise GEM-BOOKS ne veut pas créer de fiches Client individuelles pour chacun d'eux, il peut alors utiliser une seule fiche, qu'il appellera CAISSE" ou "Client générique". Il remplira cette même fiche à chaque fois que c'est nécessaire. Par contre, les clients ainsi définis ne seront pas enregistrés dans la base de données, et il sera par conséquent impossible de tirer de statistiques depuis les ventes effectuées au fil du temps.

Procédure visant la création d'une nouvelle fiche Client

Dans la partie gauche de votre page, vous trouvez le menu principal. En cliquant sur le menu CLIENTS, vous obtenez une liste déroulante vous offrant les sélections possibles parmi les diverses sections du module dans lequel vous vous trouvez.

Cliquez sur le sous-menu du même nom, ie. : Clients pour en voir la liste.

Dans la section de droite apparaît la liste vous montrant toutes les fiches Client déjà existantes dans votre système, les lignes de couleurs jaunes sont des prospects. Vous pouvez faire des rappels, suivis, ventes et soumissions à un prospect. Il sera automatiquement converti en client dès que vous aurez fait sa première facture.

Cliquez sur le bouton rouge Nouveau pour créer un nouvel enregistrement. (Vous auriez aussi pu dupliquer une fiche existante).

Commencez par l'onglet INFO. Cette partie renferme les informations générales du Client. La première case contient le "Code" identifiant cette fiche Client. Chaque fiche a un code qui lui est propre, et selon lequel elle est ordonnancée dans votre base de données. Le "Code", avec le symbole , qui indique qu'il s'agit d'un champ que vous devez obligatoirement remplir.

Le Code identifiant une fiche Client doit nécessairement être unique, puisque chaque Client doit avoir un code unique. Plus de détails sur l'utilisation du champ code dans cet article.

Le champ Nom est un champ obligatoire (marqué par le ). Il peut être celui d’une société ou d’un particulier dépendamment du mode Entreprise ou Particulier.

S’il s’agit d’un particulier, inscrivez les données l'identifiant en utilisant le format prénom suivi du nom.

 Dans le cas d'une entreprise, vous y inscrirez la raison sociale de cette dernière.

Vous pouvez alterner entre le mode Entreprise et particulier. La différence majeure entre les deux est que l'entreprise peut, par exemple, avoir des contacts, tandis que le particulier à des champs propres comme le numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie et une date de naissance.

Note : Si vos clients sont plus souvent l'un ou l'autre, il y a une option dans les Clients, Paramètres, Configuration qui vous permettra de "Sélectionner le mode client par défaut".

Le  champ "Statut" détermine si le client est « Actif » ou « Inactif ». À noter que si vous désactivez un client, son accès à la plateforme sera aussi suspendu.

Utilisez le champ "Langue" pour déterminer la langue dans laquelle votre client recevra les communications et les documents générés par GEM-BOOKS. Il ne s'agit pas de la langue d'affichage, mais de la langue de communication.

La Devise sera utilisée lors de vos transactions avec ce Client.

Ensuite viennent deux champs horodateurs, auxquels vous n’avez pas accès, GEM-BOOKS les remplit automatiquement selon la date et l'heure du jour.

Complétez l'adresse de facturation du client. Si vous avez autorisé la géolocalisation, la ville et le code postal devraient s'inscrire automatiquement.

En l'absence d'une adresse de livraison, celle-ci sera sélectionnée. Nul besoin de recopier la même adresse comme adresse de livraison. Naturellement, si l'adresse de livraison diffère de l'adresse de facturation, spécifiez là ici.

Vient maintenant la partie vous informant au sujet des coordonnées téléphoniques et adresse courriel et web. Assurez-vous de saisir les données exactes. Par la suite, en cliquant sur l'une ou l'autre des icônes  associées aux numéros de téléphone inscrits dans les champs Téléphone ou bien Cellulaire, vous pourrez communiquer directement avec votre Client.

Il en est de même pour l’adresse courriel ainsi que celle du site web de votre Client. Quand vous cliquez sur l'icône , vous ouvrez une autre fenêtre pour un envoi de courriel au Client. De la même façon, en cliquant sur l'icône , une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous présentant la page web de votre Client, associée aux données inscrites dans le champ Site web.

Finalement, le courriel, le numéro d'assurance sociale, le numéro d'assurance maladie et la date de naissance. Dans le cas d'une entreprise, vous aurez les numéros d'entreprise provinciale et fédérale.

Deux champs plus particulier vous servirons dans des cas très précis.

Pour parcourir la suite de la procédure visant à créer un Client, veuillez consulter la FAQ intitulée : 

• Comment créer un Client? Partie I - Onglet INFO
• Comment créer un Client? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)
• Comment créer un Client? Partie III - Section connaissance du client