Avant de commencer, nous tenons pour acquis que les réglages de base de la paye sont déjà complétés, que les sections paramètres et paies sont dûment remplies, et que les fiches des employés le sont aussi. Si ce n'est pas le cas, veuillez vous référer à l’article Comment configurer GEM-BOOKS pour produire les paies de mes employés ?.

Pourquoi entrer des cumulatifs ?

Quand vous traitez la paie de vos employés, il est important d'entrer les cumulatifs puisqu’il y a des limites annuelles à ne pas dépasser pour chaque employé.  Si vous n’entrez pas les cumulatifs, cette limite annuelle ne sera pas prise en compte. De plus, si vous entrez les cumulatifs en milieu de mois, vous devez tenir compte des déductions à la source de votre ancien logiciel, ainsi que celles effectuées dans Actif pour faire votre paiement du mois courant. Cette paye est aussi appelée paye à 0 ou paie zéro. Vous pouvez même spécifier littéralement le chiffre "0" comme "no de la paie" dans la création de cette dernière.

Il y a plusieurs façons d’entrer les cumulatifs. En voici une :

1. Rendez-vous dans votre ancien logiciel comptable et effectuez une recherche des chiffres du début de l’année jusqu’a maintenant. (Imaginons que nous soyons le 18 février, nous aurions à effectuer une recherche des fiches complètes de chaque employé du 1er janvier au 18 février.) Par employé, ces chiffres sont le salaire, le RRQ, l’assurance chômage, la provision de vacances, etc. 

2. Créez une paie pour chacun des employés concernés. Dans Actif, allez dans le menu Paies > Paies. Cliquez sur le symbole + rouge au bas de l'écran à droite afin de créer une nouvelle paie. 

3. Inscrivez un numéro de paie inférieur au premier numéro utilisé pour l'année en question. La date de la paie sera celle utilisée dans votre comptabilité, assurez-vous de choisir une date antérieure à vos prochaines paies, par exemple, aujourd'hui. Assurez-vous de sélectionner l'option suivante : "Paie manuelle".

4. Inscrivez les chiffres exacts que vous avez récupérés dans votre ancien logiciel. Pour les cumulatifs de vacances, assurez-vous d'inscrire le montant dans la section "Autres informations". La section des revenus du haut de la page sert seulement à inscrire les montants payés.

Pour chacune des paies, une transaction comptable sera créée automatiquement par Actif. Vous les retrouverez dans Comptabilité >  Transactions. Vous ne voulez pas d’une nouvelle transaction, vous avez uniquement besoin du cumulatif.

5 (optionnel). Si vous désirez ne pas avoir la trace comptable de ce cumulatif, vous pouvez annuler la transaction que le module de paies a inscrit pour vous. Afin d'annuler la transaction que vous venez d'effectuer, vous devrez créer une nouvelle transaction de façon manuelle (Comptabilité >  Nouvelle transaction). Les chiffres que vous y inscrirez doivent être les chiffres opposés à ceux qui ont été créés automatiquement par Actif, afin d’annuler l’écriture comptable que vous venez de créer en ajoutant les montants cumulatifs. Vous pouvez utiliser la fonction "Dupliquer" à l'intérieur de la fenêtre de transaction, et simplement changer les débits en crédits, et les crédits en débits.

Veuillez noter : Si vous avez plusieurs employés et si vous êtes à l'aise, vous pourriez additionner les montants de toutes les transactions créées par GEM-BOOKS quand vous avez entré les cumulatifs, et ne faire qu'une seule écriture inverse. Lorsque l'on parle d’écriture ou de transaction inverse, on parle d'une transaction à la même date, dans les mêmes comptes, avec les mêmes montants, mais tout ce qui était du crédit devient du débit et vice-versa.