Vous avez fait des factures et vous avez reçu le paiement du client, félicitations! À moins que vous acceptiez les paiements par le système intégré de carte de crédit, vous devrez entrer ce paiement sous forme d'un encaissement.

Il existe un bouton d'encaissement sur la fiche d'un client et sur la vente. Vous pouvez accéder au même écran en cliquant sur Clients dans le menu de gauche et sur Encaisser.

Commencez à saisir les premières lettres du nom du client et sélectionnez-le parmi les options proposées :

Attention : Sur le prochain écran, n'utilisez pas les champs "Montant total du paiement" et "À attribuer" qui sont réservés pour les cas spéciaux. Idem pour "Attribuer un excédent au compte". (Voir la section suivante concernant un acompte).

Sélectionnez la date de l'encaissement et inscrivez une Référence. Il peut s'agir du numéro du chèque ou de la date du virement ou du paiement par crédit.

Ensuite, vérifiez le compte bancaire dans lequel dans lequel le paiement sera déposé.

Cliquez dans la case paiement à droite correspondante à la facture à encaisser. Le montant de la facture s'inscrira aitomatiquement.

Répéter l'exercise pour toutes les factures payée et cliquez sur le bouton Traiter en bas à gauche.

(S'il y a une réduction disponible, utilisez les rubriques Disponible et Réduction.)

Peut-on encaisser un paiement sans avoir créé une facture au préalable?

Oui. Cependant, il s'agira plutôt de l'enregistrement d'un acompte, c.-à-d. le paiement partiel à valoir sur le montant d'une somme due, que le client vous a versé.

Accédez au module clients en cliquant sur Clients dans le menu de gauche. Cliquez ensuite sur Encaisser.

Dans la case Veuillez choisir un client, commencer à saisir les premières lettre du nom du client et sélectionnez-le parmi les options proposées :

Inscrivez une Référence. Il peut s'agir du numéro du chèque ou de la date du virement ou du paiement par crédit.

Puisqu'il s'agit d'un acompte sur une facture à venir et non du paiement d'une facture déjà existante, passez directement au champ Attribuer un excédent au compte.

Inscrivez-y le montant du chèque que le client vous a fait parvenir. Le montant que vous inscrirez dans cette case apparaîtra au compte de votre client et y restera jusqu'au moment où vous créerez une vente, et par conséquent, une facture.

Finalement, faites le rapprochement en enregistrant un encaissement à zéro, dans lequel le montant reçu à titre d'acompte sera appliqué à la nouvelle Facture.

Utilisez la section des Notes pour préciser que le paiement enregistré correspond à un acompte pour une facture qui n'a pas encore été générée.

Cliquez sur le bouton Traiter pour terminer.

Afin de vérifier que le paiement a été encaissé et que la somme reçue apparaît dans le compte de votre client, utilisez le bouton État de compte de la fiche de votre client.

Ici, on voit que l'accompte de 1 500$ a été encaissé. Lorsqu'une facture sera créée, ce montant de 1 500$ déjà perçu pourra être appliqué.

Accès et permissions : Pour permettre ou empêcher un utilisateur de faire des encaissements, utilisez ce rôle.

Truc : Si un de vos clients a déclaré faillite ou que vous désirez le mettre dans vos mauvaises créances, effectuer l'encaissement, mais envoyez le «paiement» dans le compte "5280 Créances irrécouvrables".