Quand vous avez fini de créer un client, vous, et vos collaborateurs qui y sont autorisés, êtes les seuls à avoir accès aux données de ce client.

Il y a des moments où ce dernier aura besoin de procéder à la mise-à-jour de ses informations.

En lui fournissant un accès externe, vous maximisez vos chances d'avoir la certitude que les données le concernant sont exactes, d'où l'avantage de lui accorder cet accès.

Pour créer un client, cliquez sur le menu de gauche: Clients > Clients > +Nouveau. 

Si le client existe déjà, cliquez sur Clients > Clients et sélectionnez le client auquel vous souhaitez accorder l'accès. 

Commencez par ajouter des Contacts associés à ce client. Dans la section appropriée, au bas de la page, vous apercevez là où vous devez le faire.

Cliquez sur le bouton +Nouveau. GEM-BOOKS vous présentera la petite fenêtre.

Dans la fenêtre suivante, vous devrez remplir les informations suivantes: 

• Nom
• Type
• Infolettre
• Titre
• Courriel
• Téléphone
• Cellulaire

Tous les autres champs sont facultatifs, mais complétez-les tout de même, si vous détenez les informations nécessaires.

Ensuite, cliquez sur Enregistrer afin de compléter le processus d'ajout de ce contact à votre fiche client.

NOTE: En réalité, quand nous parlons de "donner accès à un client",il s'agit de permettre à un "Contact associé à ce client" d'accéder au système.

Il vous reste maintenant à accorder l'accès à la plateforme pour ce contact.

Ouvrez à nouveau le dossier du client, dans les Contacts associés à ce client, en cliquant sur Nom, et cliquez sur la petite clé située à côté du bouton Enregistrer et fermer. 

La fenêtre qui apparaît cette fois-ci vous permet de préciser l'accès, et d'envoyer un courriel au contact.

Remplissez autant de champs que possible avec les données que vous avez.

Les deux premiers champs sont automatiquement remplis par le système: "À quel type d'utilisateur souhaitez-vous donner un accès?" et "Entrer le nom ou le prénom et sélectionner la personne". 

Le champ "Choisir le rôle pour cet utilisateur" est également rempli, et n'offre pas d'autres choix, car le contact reste toujours un client.

Les champs suivants sont obligatoires, mais ils contiennent déjà les données qu'il faut, selon ce que vous avez fourni au début du processus.

Le champ qui suit vous permet de limiter l'accès du contact à une adresse IP spécifique. Ceci est optionnel, mais il vaut toujours mieux  le remplir.

Il est également possible de restreindre l'accès seulement à une seule succursale.

 Ensuite, cliquez sur Enregistrer et envoyer un courriel. 

Une petite bulle vous informe que l'enregistrement a été effectué avec succès. 

Vous pouvez fermer la fiche.

En cliquant de nouveau sur le contact, vous obtenez la fenêtre qui contient toutes les informations concernant l'accès:

• Choisir le rôle pour cet utilisateur
• Code d'utilisateur
• Courriel
• Téléphone cellulaire
• Limiter l'accès à cette adresse IP
• Clé d'accès pour l'utilisation du REST API.

Cliquez sur le bouton avec l'enveloppe. L'outil vous informera que l'e-mail a été envoyé.

Voilà, c'est terminé. Le client reçoit le courriel l'avisant que son code d'utilisateur a été créé et l'invite à se connecter afin de finaliser en établissant son propre mot de passe confidentiel.

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