Codes uniques pour une identification efficace

Dans diverses entités de GEM-CAR, telles que les clients, les fournisseurs, les ressources humaines et les produits, vous rencontrerez un champ intitulé Code. Il s'agit d'un identifiant alphanumérique obligatoire qui vous aide à identifier rapidement des enregistrements spécifiques. Pour ceux qui découvrent cette fonctionnalité, voici une explication complète :

Génération automatique de codes

Par défaut, GEM-CAR offre la commodité de la génération automatique de codes. Lorsque vous laissez le champ Code vide, le système attribue automatiquement un numéro unique, en commençant par 1. Par exemple, si vous créez un enregistrement sans code et que le dernier code attribué est 1000, le nouveau code sera 1001.

Saisie manuelle du code

Si vous préférez attribuer des codes manuellement, vous pouvez le faire en entrant le code alphanumérique souhaité dans le champ Code. Cependant, il est essentiel de s'assurer que le code est unique au sein du système.

Unicité du code

GEM-CAR applique strictement l'unicité des codes pour éviter les conflits et maintenir l'intégrité des données. Si vous essayez de saisir un code non unique, un message d'erreur s'affiche, indiquant que le code est déjà utilisé.

Résolution des problèmes d'unicité de code

Dans certains cas, vous pouvez rencontrer une erreur "code non unique" même si le code ne semble pas être présent dans vos enregistrements actifs. Cela peut être dû à des enregistrements inactifs qui conservent encore le code.

Options de gestion des codes

Pour répondre aux problèmes liés aux codes, GEM-CAR propose deux options utiles dans l'onglet Paramètres > Configurations > Global:

1. Forcer la mise en majuscule dans les champs de code : Cette option garantit que tous les codes sont saisis en majuscules.

2. Générer automatiquement les codes dans les fiches de ressources humaines, de clients et de fournisseurs : Cette option active la génération automatique de codes pour ces types d'enregistrements spécifiques.

Notes supplémentaires

• Si l'option "Générer automatiquement les codes client" est désactivée, le système utilisera automatiquement le numéro de téléphone du client comme code client si aucun autre code n'est saisi.

• Pour les enregistrements d'entreprise, vous pouvez avoir plusieurs contacts. Chaque contact peut se voir attribuer un type, tel que Opérations (Principal), Opérations, Comptabilité (Principal), Comptabilité, Autre ou Communications.

• Le type est utilisé pour suggérer des destinataires spécifiques lors de l'envoi d'e-mails. Par exemple, si vous envoyez un rapport de dépôt direct via l'historique de compte d'un fournisseur, le système suggérera le contact dans l'ordre suivant : Comptabilité (Principal), Comptabilité, et si aucun des deux n'est trouvé, l'adresse e-mail sur la fiche du fournisseur.