ACTIF

C'est un bien qui a une valeur à un moment donné.  Par exemple, votre voiture, votre compte de banque, vos comptes à recevoir, votre logiciel comptable... Norme: Le code de ce compte doit commencer par 1 et est normalement DÉBITEUR.

PASSIF

 C'est ce que l'on doit.  Par exemple, une marge de CRÉDIT, une dette, etc. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 2 et est normalement CRÉDITEUR.

CAPITAL 

Quant au capital, c'est ce que l'on vaut.  Par exemple, un bénéfice, du capital action, etc. Si nous vendons tous nos actifs et payons tous nos passifs, le capital est ce qui nous reste.  Vous retrouverez donc l'équation suivante: ACTIF=PASSIF+CAPITAL Norme: Le code de ce compte doit commencer par 3 et est normalement CRÉDITEUR.

REVENU 

Il comprend tous les postes de ventes diverses. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 4 et est normalement CRÉDITEUR.

DÉPENSES 

Les dépenses se dispensent de description, c'est ce qu'il y a de plus facile à faire dans une entreprise.  Norme: Le code de ce compte doit commencer par 5 et est normalement DÉBITEUR. Tout compte de votre charte est soit normalement créditeur, soit normalement débiteur.  C'est simplement une convention comptable.  Il ne faut pas essayer de trouver une explication logique si vous n'êtes pas familier avec cette convention.

COÛT DES MARCHANDISES VENDUES (CMV)  

Si le compte de DÉPENSE que vous créez est une dépense reliée directement à votre coût de vos marchandises vendues, indiquez « Coût des marchandises vendues » comme type de compte.  De cette façon, sous les revenus, vous verrez le coût de vos marchandises vendues et le profit brut.

DÉBIT Les comptes d'actifs et de dépenses sont normalement débiteurs.          

CRÉDIT Les comptes de passif, de revenus et de capital sont normalement créditeurs.

COURT TERME 

Normalement réalisable dans l'année qui suit (Ex: Compte de banque).

LONG TERME

Normalement réalisable dans plus d'un an (Ex: Mobilier). Toujours par convention, mettre les comptes à court terme avant ceux à long terme.

Voir notre exemple bien visualisé

COMPTE DE BANQUE

Dans le cas où votre compte est un compte de banque sur lequel vous tirez des chèques.

TAXABLE 

Cocher si le compte affecte normalement la TVQ et la TPS. Un certain nombre de comptes sont inclus dans votre logiciel.  À vous de renommer le code si ce dernier ne correspond pas à celui de votre comptabilité ou encore, changer le nom pour l'adapter à votre situation propre, si le système vous le permet.

Vous remarquerez un dernier compte, codifié 9999, soit transitoire.  C'est votre choix d'avoir un tel compte, mais nous vous  vous suggérons d'avoir un compte dont la fonction n'est pas bien définie.  Lorsque vous serez devant une transaction dont vous ne savez pas quel compte affecté, utilisez temporairement ce compte, le temps de demander à votre comptable ce que vous auriez dû faire.

Pour les « Types de comptes », voici vos choix.   Comme une image vaut mille mots, voici un exemple.

Les comptes 1010 et 1020 sont des « Compte de sous-groupe », ils sont écrits avec un retrait. Le compte 1040 est plutôt un compte « Total de sous-groupe », il indique la somme des comptes de sous-groupes au-dessus de lui.  Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Dans l’exemple ci-dessous:

Le mot ‘TAXES’ en noir est un compte de type « En-tête du groupe ». Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction. Les comptes 2210 et 2240 sont des «Comptes de groupes», soit des comptes normaux, mais puisqu’ils sont précédés d’un compte de type « Entête de groupe » , ils sont imprimés avec un léger retrait. Enfin, le compte 2260 est un compte de type « Total de groupe », il affiche le total du groupe. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Un compte d'ajustement sert principalement comme compte temporaire lors d'une importation. Nous suggérons d'utiliser le compte de "Ajustements" que nous codons avec les lettres AJ lors de l'importation d'une charte, détaillé dans les sections suivantes.

BÉNÉFICE

Petite note pour les comptes de bénéfices.

• Bénéfices non répartis
• Bénéfices en cours
• Bénéfice net    

Celui qui est configuré dans GEM-BOOKS est le compte qui vous servira à cumuler les bénéfices d'opération, bref, celui qui accumulera vos profits. Nous suggérons d'utiliser le compte de "Bénéfices en cours" que nous codons avec les lettres BF lors de l'importation d'une charte.

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