Abonnement à un produit

Le Logiciel GEM-CAR permet de créer abonnements et des opérations récurrentes.

Un abonnement définit un contrat pour la répétition de la fourniture d'un service ou d'un produit pour une période définie dans les options de ce produit ou service. Une facture avec un seul produit sera automatiquement émise à l'expiration de votre abonnement.

Afin de définir des abonnements pour vos clients, il vous faut au préalable avoir au moins un produit ou service disponible pour abonnement.

• Pour vérifier qu'un produit est disponible pour abonnement, allez dans le menu principal situé à gauche de l'écran > Inventaire > Produits et Services. Sélectionnez le produit qui vous intéresse.
  
  
• Cliquez sur l'onglet Options. Cochez Cet item est accessible à la programmation d'abonnements.
  

Préparer l'abonnement dans la fiche du client

Pour ajouter un abonnement, à partir du menu principal situé à gauche de l'écran > Clients > Clients > onglet Abonnements.

Méthode de renouvellement

• Fréquence : À quelle fréquence vous souhaitez renouveller l'abonnement.
• Quantité: Nombre de fois que l'abonnement sera renouvelé, mettre 0 si pas de fin.
• Produit ou service à facturer : Choisir le produit ou service qui est l'objet de l'abonnement.
• Prix : Mettre le prix de l'abonnement, le prix utilisé pour le renouvellement.
• Prochaine facturation : Spécifiez une date de Prochaine facturation ultérieure à la Date de création. Le système n'exécute pas un abonnement passé.
• Début de couverture : la date de début de l'abonnement
• Fin de couverture : la date de fin de l'abonnement

Bien comprendre les intervalles de couvertures

Dans mon exemple, la date de Prochaine facturation est le 14 mai 2022.

N'oubliez pas que lorsque vous spécifiez cette date, vous devez être le 13 mai 2022 ou avant. En effet, c'est à cette date que le système va s'activer. Si la date est passée, le système ne s'activera pas et votre abonnement ne fonctionnera jamais.

Le 14 mai 2022, le système va générer une vente basée sur la «Méthode de renouvellement» et affichera cet intervalle sur la facture :

À noter que le système a ajouté 1 an aux trois dates avant de générer la vente. Si vous ouvrez l'abonnement le 16 mai 2022, vous obtiendrez ceci :

En guise de conclusion, si vous aviez voulu que l'intervalle de couverture affichée sur la facture soit du 1er juin 2022 au 30 juin 2023, il aurait fallu indiquer 1er juin 2021 au 30 juin 2022 sur le premier écran puisque le système ajoute 1 an avant de créer l'abonnement.

Note : Pour un abonnement mensuel, il est toujours préférable de choisir le premier jour du mois que le dernier; en effet, les mois n'ont pas toujours 30 ou 31 jours (parfois même 29). L'abonnement se fera quand même, mais il ne sera pas aussi précis.

Truc : Les abonnements peuvent facilement générer des factures et les envoyer à vos clients. Il est donc recommandé que vos premiers abonnements soient manuels. Si tout se déroule comme prévu, il sera plus facile de les automatiser que de renverser des factures générés automatiquement.

Manuel : Méthode de renouvellement sur Le système vous informera qu'un abonnement est arrivé à terme, mais les étapes suivantes devront être faites manuellement.

Automatique : Méthode de renouvellement sur Le système va automatiquement créer une vente et une facture avec ce produit ou service et l'envoyer au client par courriel.

Il existe des modèles de courriels pour les différentes actions pour les abonnements.