En concevant  GEM-BOOKS, nous sommes partis du principe que toute transaction de vente avec un client peut se diviser en 3 étapes possibles : la vente, la soumission (étape optionnelle), et finalement l'émission de la facture. Toutes ces étapes sont interreliées, nous vous en expliquons notre conception ci-dessous.

Dans cette section, nous couvrirons uniquement l'aspect théorique de ce sujet. Nous vous expliquerons ici l'évolution du processus derrière une vente, depuis la création de celle-ci, jusqu'à l'émission de la facture, ce qui vient compléter la transaction. 

Voir la référence au bas de cette page concernant l'aspect mise en pratique du concept Vente → Soumission → Facture.

La vente est le point de départ d’une transaction conduisant à une éventuelle facturation. C’est l’étape  au cours de laquelle nous allons définir les éléments pris en considération dans l'établissement de la soumission et/ou de la facture émise au client au terme de la transaction.

La vente est donc l'étape préliminaire et obligatoire, conduisant à l'émission d'une soumission et/ou d'une facture. Dans  GEM-BOOKS, on ne peut pas générer de soumission ni de facture si une vente n'en est pas à l'origine. C'est pourquoi nous devons nous assurer au cours de cette étape de prendre en considération tous les éléments qui auront un impact sur les étapes subséquentes. Chaque vente se voit attribuer un numéro unique dès le moment de sa création . Ce numéro, qui est automatiquement généré par  GEM-BOOKS, se retrouve dans la fiche Vente, dans le champ « # Vente » 

À ce premier stade du processus, il nous faut créer la vente en y inscrivant tous les détails qui s'y rattachent et qui devront être pris en considération ultérieurement au cours du processus transactionnel. Il est donc primordial à cette étape-ci de s'assurer de l'exactitude de tous les éléments qui en font partie : bien identifier qui est le client  à qui on fait la vente, quelles sont les coordonnées de facturation, les coordonnées de livraison, le détail des produits et/ou services faisant l'objet de la vente, l'exactitude des quantités vendues, des prix unitaires, des escomptes (s'il y en a), des taxes de vente. Une fois la création de la vente complétée, nous pourrons poursuivre dans le processus. 

La soumission constitue une offre en bonne et due forme présentée à un client et  lui présente en détail la vente éventuelle, telle que vous l'avez élaborée, pour fins de validation ou d'approbation. L'émission d'une soumission est une étape intermédiaire et optionnelle entre la construction de la vente et l'émission de la facture. Nous spécifions  "optionnelle" puisqu'il est possible dans  GEM-BOOKS de générer une facture directement à partir de la vente en omettant totalement l'étape de la soumission dans le processus.

Certains clients souhaitent recevoir une soumission afin de pouvoir valider la vente et ce en vérifiant ce qu'elle présente et avant de vous autoriser à procéder avec l'étape suivante, c'est-à-dire la facturation.

Si des changements doivent être apportés à la vente, il vous sera possible à ce stade-ci de revenir dans la fiche, la modifier au besoin en vertu des demandes formulées par votre client, puis émettre et présenter une nouvelle soumission.

Toute vente déjà créée pourra être révisée et modifiée autant de fois que nécessaire et une nouvelle soumission pourra être générée à chaque modification de la vente, tant et aussi longtemps qu'une facture n'aura pas été émise au client.

Dès le moment où une soumission est créée,  GEM-BOOKS lui attribue un numéro unique, que vous retrouverez dans le champ « Soumission »

Si plus d'une soumission est créée pour une même vente, le même numéro de soumission est conservé, mais le numéro du document produit sera incrémenté de 1 à chaque nouvelle soumission émise. Par exemple, le premier document créé à partir de la soumission # 200043 portera ce numéro si une seule version est produite. Si la vente est modifiée par la suite et qu'une nouvelle soumission est générée, les documents générés porteront alors les numéros 2000043-1 pour la première soumission créée, 2000043-2 pour la suivante, et ainsi de suite, jusqu'au moment où une facture sera générée pour cette vente.

Dès le moment où la facture sera créée, la vente ainsi que toutes les soumissions y étant rattachées seront automatiquement verrouillées dans  GEM-BOOKS et ne pourront plus être modifiées d'aucune façon. Tout comme c'est le cas pour la vente et pour la soumission, c'est à nouveau  GEM-BOOKS qui va automatiquement générer le numéro de la facture qui sera émise au terme du processus de vente. Vous retrouverez ce numéro dans la fiche vente, dans le champ « # Facture »

Note : Ce n'est qu'à partir du moment où la facture est créée que l’inventaire et les transactions comptables de l'entreprise seront affectés en conséquence.  Lorsque vous générez une facture, un numéro de facture se crée, ainsi qu’un document PDF que vous pouvez consulter et transmettre. 

À moins que GEM-BOOKS ne reçoive une demande spécifique en ce sens, aucune facture ne pourra être modifiée après son émission, d’autant plus qu’aujourd’hui, la grande majorité de celles-ci ne sont plus imprimées mais envoyées par courriel et sont donc par conséquent déjà rendues publiques.

Pour répondre à vos interrogations au sujet de tout ce qui se rapporte à l'aspect mise en pratique du concept Vente → Soumission → Facture dans  GEM-BOOKS, tel que nous vous l'avons expliqué ci-dessus, nous vous invitons à consulter les sections ci-dessous.