Étape #1 Démarrage de GEM-CAR

Charte des comptes de GL doit être droite avant le GoLive (Utilisation de celle de GEM-CAR est gratuite sinon le client devra payer 2000$ de frais pour faire fusionner la sienne avec la nôtre par l’équipe de GEM-FINANCES). Ajouter le GL 3520 dans le profil d’installation (Capital: ajustement importation - Crédit - compte de groupe - Non Taxable) s’il n’est pas présent.)

Dans le menu Comptabilité > Charte des comptes > +Nouveau, vous pouvez créer un nouveau compte. 

Complétez les champs suivants dans l'onglet Info:

• Code interne
• Nom
• Solde de départ
• Financier
• Type
• Devise
• Type de compte

Cochez ou décochez les cases suivantes (en fonction de vos besoins): 

• Ce compte est utilisé pour les paiements/encaissements
• Ce compte est taxable

Étape #2 GO LIVE de GEM-CAR

Au Go live de GEM-CAR, importer les payables et de recevables et mettre la copie des documents dans la transaction. Soit par l’outil ou le fichier

Étape 1: associez le compte d'ajustement dans Comptabilité > Paramètres > Configurations. 

Sur la page Configurations du module de comptabilité, voir le compte 3520 - Ajustement importation CAR et CAP dans la fenêtre Compte d'ajustements/importations. 

Si vous passez votre souris sur le nom Compte d'ajustements/importations, vous verrez apparaître une bulle bleue avec le message suivant: "Ce compte sera considéré comme un compte d'ajustements, par exemple, pour entrer des soldes d'ouvertures pour vos clients/fournisseurs".

Après cela, vérifiez que le client est LIVE, sur le système du client et renommez l'ancien système -OLD- et le nouveau -DEMO-.

Importation des payables et recevables

Option #1 Avec l’outil de transfert

Transfert avec l’outil. Plus d'informations dans la FAQ: Importation de données - Outil de nettoyage 

Si les soldes ne balancent pas, il faut supprimer la ou les transaction avec l’outil (à venir 23 Nov) et passer à l’option #2

Option #2 Par le fichier Excel

Transfert par Excel de V14 ou autres système. 

Plus d'informations dans la FAQ: Importation des payables et recevables

Option #3 manuellement

Exemple de compte à recevoir

Cliquez sur le menu Comptabilité > Transactions > +Nouveau

Dans la page suivante, faire les choses suivantes:

• Ajoutez le client;
• Cliquez sur le bouton Facturer (D+); 
• Utilisez la contre partie 3520 au crédit (Au lieu de ventes de pièces); 
• Dans la Référence, mettre l’ancien numéro de facture;
• Date: mettre la date de la facture du client. 

Exemple de compte à payer

Cliquez sur le menu Comptabilité > Transactions > +Nouveau. Dans la page suivante, faire les choses suivantes:

• Ajoutez le Fournisseur;
• Cliquez sur le bouton Facture (C+); 
• Date: 1 journée antérieur au GO LIVE ou celle de la vraie facture si elles sont entrées une par une;
• Dans le champ Nom: mettre l’ancien numéro de facture si on entre les factures une par une;
• Utilisez la contre partie 3520 au Débit, et le montant en recevable au Crédit.

Étape #3 Démarrage de la comptabilité

Entrez la BV comme transaction

Validez si les GL de la BV sont les mêmes que dans GEM-CAR. Sur BV du client, il faut associer le GL de GEM-CAR ou les créer s’il n’existe pas. Ex: amortissement camion. 

Entrez la date de transaction qui doit être celle de la BV et associez les documents justificatifs dans la transaction Ex: la BV.

En entrant la transaction, le GL utilisé pour les payables et recevables devront être changés pour 3520 (ajustement importation) 

Exemple de BV:

Avec les GL du GEM-CAR par défaut VS le Excel qui vient de Simple Comptable.

Si les payables ne balancent pas, ajouter une transaction d’ajustement.

Ex: une facture de Napa de 1000 entrée dans Simple comptable mais pas entrée dans GEM-CAR

Ajoutez la transaction comptable avec: 

• Date: Antérieure à la BV
• Référence: Ajustement importation BV Napa
• Nom: Ajustement importation Balance de vérification Napa

Si les recevables ne balancent pas, ajouter une transaction d’ajustement.

Ex: une facture de vente mobilier de bureau de 1000$ entrée dans Simple comptable mais pas entrée dans GEM-CAR

Ajoutez la transaction comptable avec: 

• Date: Antérieure à la BV
• Référence: Ajustement importation BV - Client
• Nom: Ajustement importation Balance de vérification - Nom Client

Voici le détail de la transaction sur papier:

Faire signer la BV avant et après par le client.

Conclusion: Le solde du 3520 devrait être à 0 à la fin de l’ajout de la BV.